Office Manager (m/w/d)

Bewerbungsfrist: 20.06.2019
Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort: Berlin
Vertrag: Vorerst bieten wir einen auf zwei Jahre befristeten Vertrag. Es besteht Aussicht auf Verlängerung und wir sind interessiert an einer langfristigen Zusammenarbeit.
Voraussetzungen: EU-Bürger oder bestehende Arbeitserlaubnis für Berlin.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte per Email an .

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Über Climate Analytics

Climate Analytics ist ein gemeinnütziges Institut, das 2008 mit dem Ziel gegründet wurde, wissenschaftliche und politische Aspekte des Klimawandels auf interdisziplinärer Ebene zu verbinden. Eine der Hauptaktivitäten besteht darin, wissenschaftliche Erkenntnisse auf den Gebieten von Klimawandel, Klimapolitik und deren Auswirkungen während der internationalen Klimaverhandlungen den ‘Am Wenigsten Entwickelten Ländern’ (LDCs) und den ‘Kleinen Insel-Staaten’ (SIDS) zur Verfügung zu stellen.

Der Hauptsitz von Climate Analytics ist in Berlin, weitere Büros sind in New York/USA, Lomé/Togo und Perth/Australien. Climate Analytics ist vollständig projektfinanziert und hat derzeit mehr als 80 Mitarbeiter weltweit, davon ungefähr 45 in Berlin. Es erwartet Dich ein hoch qualifiziertes, internationales und motiviertes Team.

Durch die einzigartige Position an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Politik und Praxis und mit seinen exzellenten internationalen Netzwerken bietet Climate Analytics ein sehr interessantes Arbeitsumfeld mit außergewöhnlichen Möglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung.

Wir bieten

  • Einen Job mit Sinn. Bei uns arbeitest Du in einem Team von engagierten Menschen und kannst Du mit Deinen Fähigkeiten einen positiven Beitrag zu unserer Arbeit im Bereich Klimaschutz leisten.
  • Eine positive und inspirierende Arbeitsatmosphäre in einem internationalen Team in Berlin. Unsere Büroräume befinden sich in der Nähe des Moritzplatzes im Herzen des lebendigen Kreuzbergs, umgeben von einer dynamischen Startup-Szene.
  • Du lernst im Global Operations Team den gesamten Prozess kennen und bist mehr als ein Rädchen im Getriebe.
  • Vorerst bieten wir einen auf zwei Jahre befristeten Vertrag. Es besteht Aussicht auf Verlängerung und wir sind interessiert an einer langfristigen Zusammenarbeit.
  • Zusätzlich zu einem marktüblichen Gehalt erstatten wir Dein BVG-Tickets und bieten eine betriebliche Arbeitsvorsorge.

Deine Aufgaben

  • Du bist verantwortlich für den entspannten und reibungslosen Betrieb unseres Berliner Büros.
  • Du bist „unsere Stimme und unser Gesicht“. Du übernimmst die Kommunikation mit Gästen und Interessierten am Empfang und am Telefon, stellst den Postversand sicher und koordinierst unsere Bürodienstleister.
  • Die Verwaltung und Bestellung unserer technischen Geräte, des Bürobedarfs und die Ausstattung unserer Kaffee- und Getränkeküche liegen in Deiner Hand. Dabei stellt Du die auch die Wartung und Reparatur unserer Bürohardware sicher. Bestenfalls kannst Du kleine Probleme selber lösen.
  • Du hilfst unseren Mitarbeiter bei der Logistikplanung und unterstützt sie bei der Buchung nationaler und internationaler Reisen.
  • Unsere internen Veranstaltungen liegen von der Koordination von Seminaren und Workshops bis zur Bestellung des Caterings und der Vorbereitung der Räume und der Technik fest in Deiner Hand. Bei der Organisation externer Events unterstützt Du die Teams mit Deiner Expertise.
  • Du sorgst dafür, dass alle Dokumente in Deinem Verantwortungsbereich korrekt abgelegt sind und hast Lust das System, wo nötig, zu verbessern.
  • Du weißt wie die Dinge bei uns funktionieren und entwickelst mit uns neue Prozesse und Verfahren die der Größe und dem internationalen Charakter unserer Organisation entsprechen.
  • Zusätzlich unterstützt Du unser Global Operations-Team bei der täglichen Arbeit.
  • Du übernimmst allgemeine Aufgaben wie die Koordination von Terminen und die Vorbereitung von Dokumenten, bereitest wöchentliche Team-Meetings organisatorisch vor und schreibst auch mal das Protokoll.
  • Das Onboarding und Offboarding unserer Mitarbeiter*innen wird von Dir koordiniert und zusammen mit den Teams organisiert.
  • Ein sicherer und einladender Arbeitsplatz ist Dir wichtig und Du koordinierst unsere Aktivitäten im Gesundheitsschutz und der Arbeitssicherheit zusammen mit unserem externen Berater und dem Betriebsarzt.

Dein Profil

  • Du hast idealerweise eine Berufsausbildung im Büromanagement oder eine gleichwertige Qualifikation und mindestens 2 Jahre Berufserfahrung.
  • Auch im größten Trubel behältst Du den Überblick und arbeitest strukturiert und selbstständig.
  • Du hast Erfahrung im Umgang mit der gesamten Microsoft Office Suite und bist aufgeschlossen für den Umgang mit neuer Software.
  • Unsere Arbeitssprache ist Englisch. Daher sind fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englisch-Kenntnisse Voraussetzung.
  • Du hast Interesse an der aktiven Arbeit und Kommunikation in einem internationalen Team und fühlst Dich sowohl im persönlichen als auch im virtuellen Umgang mit Kollegen wohl.

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